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浅析GMP管理中的电子记录

浏览次数: 日期:2012年11月14日 10:48

摘要:目的-对计算机化系统管理下的电子记录GMP管理问题进行分析和探讨。方法-通过对电子记录的内涵、使用特性和GMP管理特征进行研究,阐述GMP涵义的电子记录的管理要求。结果与结论-我国企业在电子记录的GMP管理方面存在严重缺陷,必须进行改进以适应GMP管理的需要。

关键词 电子记录 计算机化 系统 GMP

Brief Discussion about Management for Electronic Records Based on GMP.Wang Su min,Liang Yi(China Pharmaceutical University,Nanjing 210009,Jiangsu China)[Abstract]Objective:To analyze and probe into the management for Electronic Records Based on GMP.Methods:To explain the requirements for the management for electronic records based on GMP by the study of the connotation,the properties for use and compliance to GMP of electronic records.Results and Conclusions:In view of serious defects with the management for electronic records based on GMP in our country,measures must to be carried out to match up with the GMP management.

[Key words] Electronic Records;Computerized System;GMP

随着自动化及网络应用技术的飞速发展,计算机化系统已经在药品生产和质量管理的各个环节得到广泛应用,这不可避免地对GMP文件系统,尤其是GMP文件系统中最为重要的环节GMP记录及其管理产生深刻地影响。如何结合计算机化系统的特点,做好计算机化系统管理下的GMP记录及其管理问题,关系到企业GMP的实施效果,乃至企业整个质量管理系统的稳定和运作效率。

1.电子记录的内涵

所谓的电子记录,根据美国FDA的21 CFR Part ll的界定,电子记录(Electronic Records)是指依靠计算机系统进行创建、修改、维护、存档、找回或发送的诸如文字、图表、数据、声音、图像及其他以电子形式存在的信息的任何组合…。此外,与之密切相关的另外一个概念是电子签名,电子签名(Electronic Signatures)是指计算机对一些符号的执行、采纳或者被授权的行为进行数字处理,使这些行为在法律上完全等效于传统个人手工签名的行为。电子签名是管理电子记录的有效手段,严格来讲,电子签名本身属于电子记录的范畴。

1.1电子记录的分类

第一类,在药品生产各环节的操作人员手动录入数据形成的记录,这种记录的一部分是59论文文集基础数据,另一部分是一些现阶段不能实现自动采集的数据,必须经由操作人员手动从终端录入的。

第二类,计算机化系统自动生成的记录,其中包括生产线或其它控制设施自动采集的数据形成的记录,如灭菌柜的时间一温度曲线;也包括根据基础数据生成的数据,如计算机系统会根据基础数据在生产计划下达后,自动生成的物料需求计划。

第三类,将记录或记录的信息加工整理后以电子形式储存归档形成的档案,如用专用软件取代Windows资源管理器来管理GMP文件时所涉及到的记录类档案。被整理归档保存之前,这些被加工整理的记录有可能属于上述第一类和第二类的两种情况,也有可能是非电子形式的纸质记录。这些专用的软件既有可能是大型管理软件的一部分,也有可能是企业专门为管理GMP文件组织开发的独立的小型软件。

1.2 电子记录的优势

与传统纸介质记录相比,电子记录具有以下优势,第一,采集的数据更完整,如一些实现了无纸化记录的灭菌柜或发酵罐,在灭菌或发酵完成之后可以记录下一条完整的时间一温度曲线,这与传统的手工记录相比要更完整和准确,更有利于工艺改进和产品质量的追溯。

第二,数据易进行统计分析。GMP记录是我们进行质量追溯,对质量系统进行分析和持续改进的重要依据。对于纸介质记录,我们需要通过一系列的手段对其包含的信息进行处理和加工,进而得出结论或发现问题。而这个处理和加工的过程很多情况下本身是程序化的,使用计算机化系统之后,处理的过程可以完全由系统来完成,计算机化系统自动采集的数据被汇总之后直接由相应的软件来处理,省时省力。第三,检索方便快捷。记录的检索应该方便快捷,数量和类别较少的情况下我们可以方便快捷地检索传统的GMP纸介质记录,而一旦企业记录的种类和数量较多之后,记录的管理和检索就成为十分繁琐的工作.对于那些将电子签名也良好地应用起来的企业的计算机化系统,访问人被赋予一定权限之后,可以在权限范围之内对所有电子记录和处理结果进行访问和检索,十分方便。除此之外,电子记录还具有生成效率高、节省纸张等优点旧。但电子记录潜在的缺点和出现差错的风险也不可忽视,比如它易被改变、替代,易被伪.

1 一旦丢失也不易补救,且如果相关的计算机化系统发生问题,有可能会对电子记录造成较严重的负面影响。

2电子记录的6MP特性从技术层面上来看,药品生产企业在计算机化系统管理下的以电子形式存在的信息都可

以叫做电子记录。但是,由于药品生产和质量监督管理的特殊性,这些电子记录只有符合GMP标准时,才具备GMP特征,才是真正意义上的GMP电子记录。按照我国98版GMP的要求,记录应该字迹清晰、内容真实、数据完整,有执行人和复核人的签名;记录应保持整洁不得撕毁和任意涂改;更改时,在更改处签名,并使原数据仍可辨认。此外,记录还规定了保存期限。可以看出,我国GMP对于记录的要求完全是针对纸介质文件管理的,已经出现监管滞后,不能适应现代药品生产和质量管理发展趋势的需要。根据发达国家关于药品生产过程中有关电子记录的规定,我们认为GMP管理下的电子记录应具备以下特性。

第一,生成电子记录的计算机化系统必须经过验证,其后的运行状态应当和验证过的状态一致。

第二,生成和管理电子记录的系统应该是封闭的系统(Closed System),该系统设计时应该为不同的管理人员和使用人员分配不同的权限。电子签名被认为是目前实现权限分配的最有效的手段。不同权限的人员进入系统之后,可以对电子记录进行相应的操作,比如修改、拷贝、发送、维护等。

第三,在药品生产和质量管理过程中,计算机化系统所获得电子记录要保持真实、准确、完整,在记录存储期,应能保证其在要求期限内不失真。比如对于自动采集到的数据,应保证它在生成、传输、存储环节中不失真:对于手工录入的数据或其他信息,如投料量,应允许在经操作员两度确认后仍能够改正不正确的输入。

第四,改动电子记录时不能够覆盖改动前的信息,即要求系统必需将改动前的信息完整保留,在改动时,还要求改动人准确填写改动的原因和签名,而这些信息同样将被保留在数据库中。

第六,计算机化系统本身能够生成准确和完整的复制件,在获得权限之后能够拷贝,转存,发送。由系统自动获取的数据形成的记录,应按时间顺序存储。在遭遇断电或其他突发事故后,记录的内容能够立即恢复并且不失真。

第七,为了不影响人机交互,存储的信息被显示在屏幕上的时候,应该能够被人读懂,只有计算机本身能读懂是不可以的。

第八,应重视电子记录系统的开发者、维护者和使用者的学历、培训经历和经验,他们所具备的学历、培训经历和经验要能够保证他们能够胜任工作。

3 药品生产企业G肝电子记录存在问题分析及解决思路

我国企业实现GMP计算机化管理的程度参差不齐。实力强、起步早的企业,计算机化系统管理下的物流、生产、工程、质量四大块运作协调比较顺畅,效率也比较高;起步较晚的企业仅在局部实现了计算机化管理,当然不排除还有相当数量的规模较小的企业的GMP管理基本不涉及计算机化系统。对应于GMP计算机化管理的不同阶段,企业在电子记录管理方面遇到的问题不尽相同,但是问题出现的原因大多可以归结为技术水平的限制。彻底解决这些问题还有赖于技术水平的进步。但是,目前的状况下,我们可以采取一定的措施来缩小这些问题的影响范围。一般来说,目前存在的问题大致可以归纳为以下几点。

3.1验证问题

做好计算机化系统验证工作是做好电子记录GMP管理的基础,近些年来,随着计算机及网络应用技术的进步,药品生产企业计算机化系统管理覆盖率的越来越高,发达国家对药品生产企业计算机化系统的验证越来越重视。在我国,由于GMP等法规制度不健全,管理理念落后,技术水平有限等因素,药品生产企业对计算机化系统验证重视的程度不够,并且能力有限,而电子记录与计算机化系统的管理是紧密联系在一起的,所以验证问题成为电子记录实施GMP管理一大瓶颈。

计算机化系统的验证能够在现有条件下从技术层面保证电子记录的顺利使用。与其他验证类似,它能用文件证实计算机化系统确实能够导致预期结果,当然也包括证实电子记录的使用能够导致预期的结果。计算机化系统的验证可以借助工艺验证的概念来理解。工艺验证中的“工艺”相对于计算机的“输入”过程和“内部处理”过程(软件);工艺中用到的设备相当于计算机主机、外围设备(硬件)以及与其相关的生产设备或质量控制设备;生产工艺验证的“产品”相当于计算机化系统的“输出”或对另一设备的控制等。具体为,计算机化系统验证必须要有完整的、经过审核批准的验证方案。计算机化系统验证的文件应有该系统性能描述、如何使用该系统及其相关的技术资料。对于那些有电子签名和电子记录的系统,必须有相关文件及资料能证明这些电子签名或记录是得到授权和可信赖的。测试的报告文件应能显示计算机平台、应用软件已正确安装和测试,并且测试结果与预期一致,可以信赖并有重复性。系统必须有一份如何备份和恢复系统的计划,以防万一系统瘫痪后能尽快恢复运

行。系统必须有书面的文件来控制系统的任何变更,以保证该系统始终保持在验证过的状态。

系统必须有相关SOP或安全制度来控制进入该系统。此外,对系统供应商的评估报告,对系统操作或验证的工程技术人员的要求和培训,对系统进行再验证,对系统验证文件的管理等也是必不可少的。

3.2混合状况带来的问题

混合状况(Hybrid Situations)。是美国FDA一则工业指南中的提法如,它所描述的用于管理的记录的存在状况包括以下三种情况:第一,纸质记录和电子记录共存;第二,纸质记录和电子签名共存;第三,手写签名和电子记录共存。就我国药品生产企业的目前状况而言,第一种情况和第二种情况是普遍存在的。比如,我国许多企业的原始资料以电子形式储存,但是具有GMP管理意义的是经手写签名的打印出来的纸介质记录,这种记录最后有GMP管理效力的不是电子形式的,但是却有可能长时间以电子形式保存、流转和使用,只是到最后应对认证、审计时才打印并手写签名;而且一个企业内同时存在依靠手写签名进行管理的记录和依靠电子签名进行管理的记录。混合状况的存在,使得记录管理手段多样,造成记录容易丢失,容易被伪造、篡改,为按照GMP要求管理记录形成了障碍。初步实旋电子记录管理的企业各个环节的记录,除了包含1.1中提到的三种电子记录,还包括最原始的手写记录,加之应用之初系统不稳定,同一类别的记录时而是电子形式的记录,时而手写记录,多种不

同的记录共存导致其管理归档相当混乱,尤其是批生产记录。这些也是美国FDA不否定“混合状况”,但是对其存在表示担忧的原因。解决这个问题的关键是必须严格确认电子记录的GMP特性,一经定性,就必须形成管理规范,按GMP的要求对这些电子记录进行管理。确认原则如下:当企业在生产质量管理过程中选择使用电子形式的记录来替代纸张式记录进行管理的时候,也就是企业不打算通过打印机将电子记录打印在纸上,并依赖这些纸头记录来执行管理活动,而直接用电子记录执行管理活动时,这些电子记录就应当执行GMP管理。相应的,这些电子记录的归存(包括签名)应当也是电子形式的,并且当企业在接受药品监管部门或客户质量审计的时候,所提供的相应的材料应是电子形式的。在这之内的电子记录都应该符合本文2中提到的电子记录的GMP特性。而在这之外的,也即那些无论是如何产生的,但是最终用来进行管理的还是纸介质的经过手写签名的记录,仍旧按照GMP对纸介质记录的一般要求进行管理即可。

3.3基础数据输入不准确带来的问题

基础数据是指那些企业根据自身情况配置给软件系统的原始信息,正确的基础数据是使软件运行结果与企业实际情况符合的保障,是记录被准确触发和流转的依据。基础数据输入不准确最主要的原因是流程不清,管理不规范。有些企业虽然早已通过了GMP认证,但日常工作并未严格按照GMP开展,长期以来业务流程就不清晰,管理也不规范,在引入计算机系统管理后,不可能给系统提供准确的基础数据。这样以来,错误或者缺失的基础数据不能使得记录被准确的触发和流转,该有的记录和指令没有或不全面,而不该有的记录和指令却经常无端生成,干扰正常作业,造成不该有的差错。这个问题在一个系统应用之初最为突出。

基础数据输入不准确有可能是技术方面的原因,需要企业对生产管理相关过程相应环节十分熟悉的技术人员在软件生产商的协助下完成。但是更应该看到,很多企业在由纸介质记录管理过渡到电子记录管理的阶段中,由于电子记录管理本身高度规范性的要求,原来日常管理中的不足集中暴露出来。因此,企业必须在生产和质量管理活动中,严格按照GMP实施管理工作,在定制软件和调试过程中,应该深入分析并结合本企业作业流程的特点。还应该注意的是,在配置基础数据的阶段,应该比平时更加注意对各个作业环节的控制,保证相应的环节顺利地由纸介质记录管理过渡到电子记录管理。

【参考文献】

[1]Department of Health and Human Services,Food and Drug Administration,2 1 CFR Part

l 1,Electronic Records;Electronic Signatures;Final Rule,March 20,1997.

[2]梁毅.药品生产企业GMP实务[M].北京:军事医学科学出版社,2004:123~134,145 151.

[3]丁开云.控制系统GMP验证中的21 CFR Part i1相关性评估[J].世界仪表与自动化,2006(5):71~72.

[4]FDA Guidance for Industry,Part 1 1,Electronic Records;Electronic Signatures--Scope and

Application,U.S.Department of Health and Human Services,Food and Drug Administration,CDER,August 2003.

作者: 王素敏, 梁毅

作者单位: 中国药科大学国际医药商学院,江苏南京 210009 

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